Nieuws
:Nieuws

Aanbesteding; wat moet er in de afwijzende gunningsbeslissing staan?

In de praktijk blijkt vaak dat (met name) afwijzende beslissingen bij een aanbesteding maar pover zijn gemotiveerd. Dat heeft regelmatig tot gevolg dat de afgewezen ondernemer eigenlijk niet begrijpt waarom zijn inschrijving is afgewezen. 

Het hangt wel van de omschrijving van de gunningscriteria in het bestek af hoe ver de motiveringsplicht gaat. Heel vaak wordt de inschrijving beoordeeld op een aantal, min of meer subjectieve, kwalitatieve criteria, waar de aanbestedende dienst dus “alle kanten mee op kan”. Een voorbeeld is de beoordeling op gebruik door een panel van aanstaande gebruikers, of de “kwaliteit, juistheid en werking van het programma” (bij software). 

Vaak wordt zo’n beoordeling op verschillende (sub)gunningscriteria in een tabel met cijfers of percentages opgenomen. Die scoretabel wordt dan bij de beslissing gevoegd en daarmee wordt dan volstaan als motivering bij de afwijzing van de inschrijving.

Daarmee hoeft u echter geen genoegen te nemen. De verplichting tot motivering van de beslissing vloeit voort uit de Aanbestedingswet en houdt mede in dat de aanbesteder moet toelichten hoe en waarom die cijfers en percentages zo zijn verdeeld als in de tabel is opgenomen. 

Het is niet voldoende om alleen te motiveren waarom uw inschrijving minder goed was en dus afgewezen moet worden. De aanbesteder moet ook uitleggen waarom de winnaar heeft gewonnen, of zoals het in de wet staat “de kenmerken en voordelen van de uitgekozen inschrijving” aangeven. Dat kan gedaan worden door in de gunningsbeslissing de verschillen tussen de scores van een toelichting te voorzien. 

Een aanbesteder is overigens niet verplicht om bedrijfsgevoelige informatie van andere inschrijvers te delen; daar ligt de grens van haar motiveringsverplichting.

Indien u dus een gunningsbeslissing krijgt die u niet begrijpt, vraag dan altijd om een nadere schriftelijke toelichting. Ook een gesprek met de aanbesteder naar aanleiding van een negatieve gunningsbeslissing behoort tegenwoordig steeds vaker tot de mogelijkheden. Al naar gelang de inhoud van de toelichting kunt u dan beter beoordelen of zich wel of niet bij de beslissing wilt neerleggen, of daar misschien tegen op wil komen. 

Opgemerkt wordt dat de termijn om iets tegen de beslissing te ondernemen in beginsel wordt verlengd met de termijn die de aanbesteder nodig heeft om de beslissing nader te motiveren. Wij adviseren u echter om daar op voorhand niet zomaar vanuit te gaan, maak dus vooral vaart. 

Heeft u vragen of opmerkingen neem dan vrijblijvend contact met ons op. Ons eerste advies kost u niets.

Gepubliceerd: 15 januari 2016

< naar overzicht