Nieuwe werknemer? Dit moet je controleren

Controleer altijd de identiteit!

Controleer áltijd de identiteit van je sollicitant. Doe dit door te vragen naar een origineel en geldig identiteitsbewijs. Controleer vervolgens het identiteitsbewijs op echtheid. Neem geen genoegen met een kopie of een foto van het identiteitsbewijs. Deze zijn makkelijk te vervalsen.

Nadat je het identiteitsbewijs hebt gecontroleerd weet je zeker wie er tegenover je zit. Let wel op, want het is niet toegestaan om een kopie van het identiteitsbewijs van een sollicitant te maken. Als de sollicitant de juiste kandidaat blijkt en in dienst treedt bij jouw onderneming, dan ben je als werkgever verplicht om vóór de eerste werkdag de identiteit van de werknemer vast te stellen. Je moet dan wél een kopie maken van het identiteitsbewijs en deze ook gedurende het dienstverband van de werknemer bewaren.

Controleer diploma's en certificaten

Het is tegenwoordig ontzettend makkelijk om diploma’s en certificaten te vervalsen en dat gebeurt vaker dan je denkt. Als werkgever ben je ervoor verantwoordelijk dat jouw werknemers over de juiste kwalificaties beschikken. Het is daarom verstandig om diploma’s en certificaten die door een sollicitant worden overhandigd goed te checken. Vooral als de diploma’s en certificaten wettelijk verplicht of onmisbaar zijn voor een bepaalde functie. Denk bijvoorbeeld aan een lesbevoegdheid of een BIG-registratie.

Je kan de echtheid van een diploma of certificaat controleren door aan de sollicitant te vragen om een digitaal uittreksel van het diplomaregister. Het diplomaregister wordt beheerd door de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) en bevat alle gegevens over diploma’s, certificaten en getuigschriften van alle onderwijsinstellingen die aangesloten zijn bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Wanneer DUO zo’n uittreksel afgeeft, zit daar altijd een echtheidscertificaat bij. Bovendien kan je de uittreksels sinds september 2025 op de website van DUO eenvoudig controleren op echtheid.

Sommige diploma’s staan (nog) niet in het diplomaregister. Is dit het geval, vraag de sollicitant dan altijd om het originele diploma en ga niet akkoord met een foto of een kopie van het diploma. Controleer het diploma op echtheidskenmerken. Controleer ook het adres, telefoonnummer en de website van de onderwijsinstelling. Op nepdiploma’s wordt vaak gebruik gemaakt van een postbusadres, een telefoonnummer van een callcenter of een mobiel telefoonnummer. Op de website van een nep onderwijsinstelling staat vaak weinig informatie over aangeboden onderwijs, de docenten en de faculteiten of er wordt een voorbeeld getoond van het te ontvangen diploma. De naam van zo’n onderwijsinstelling lijkt bovendien vaak veel op de naam van een erkende onderwijsinstelling. Heb je twijfels over een diploma, dan kan je contact opnemen met het betreffende opleidingsinstituut of vragen om een verklaring afgelegd examen van DUO.

Heb je werknemers in dienst waarvan je tijdens de indiensttreding de diploma’s niet grondig hebt gecontroleerd, doe dit dan alsnog!

Controleer het rekeningnummer!

Blijkt dat een sollicitant over de juiste diploma’s beschikt en een match is met jouw bedrijf, dan neem je diegene natuurlijk in dienst. Je moet als werkgever dan nog één ding controleren, namelijk het rekeningnummer van je (toekomstige) werknemer. Doe dit het liefst door een kopie van de betaalpas van de werknemer te maken. Werkgevers in Nederland zijn namelijk verplicht om het loon van een werknemer uit te betalen op een bankrekeningnummer dat op naam van de werknemer staat. Dit mag een gezamenlijke rekening zijn, zolang de werknemer maar één van de te naam gestelde is. Controleer bij betaling uiteraard of naam en rekeningnummer overeen komen.

Let er wel op dat je je aan de regels van de AVG houdt wanneer je gegevens van sollicitanten of werknemers controleert!