10 Tips voor werkgever als werknemer op WIA wacht

Het afgelopen jaar is de doorlooptijd van de behandeling van WIA-aanvragen bij het UWV enorm opgelopen. Dat komt enerzijds door het gebrek aan verzekeringsartsen en anderzijds door de toegenomen taken van het UWV. Ook COVID-19 heeft tot vertragingen geleid in de afwikkeling van WIA-aanvragen.

Wij krijgen hier veel vragen over van werkgevers. Zoals: “Moet ik nu langer het loon doorbetalen?” en: “Kan het dienstverband al worden beëindigd, ondanks dat de WIA-beslissing nog niet is afgegeven?” en “Wat kan ik als werkgever doen om het UWV te dwingen een beslissing te nemen?” In dit blog ga ik op deze vragen in en geef ik een aantal tips.

Moet ik als werkgever het loon blijven doorbetalen zolang het UWV nog niet heeft beslist op de WIA-aanvraag, ondanks dat de aanvraag op tijd is ingediend en de wachttijd voor de WIA is verstreken?

Nee, dat hoef je niet te doen. In beginsel eindigt de loondoorbetalingsverplichting tijdens ziekte na 104 weken. Dat noemen we einde wachttijd (EWT). Is de WIA-aanvraag op tijd ingediend (11 weken vóór EWT) en heeft het UWV ook niet vóór EWT een loonsanctie opgelegd aan werkgever wegens het niet voldoende hebben gedaan aan re-integratie, dan hoeft werkgever het loon niet door te betalen. Ook niet als het UWV nog niet heeft beslist op de aanvraag. Werknemer kan wel een voorschot krijgen op de WIA-uitkering van het UWV, zie verderop in dit blog bij “Voorschot op WIA-uitkering hangende de besluitvorming van het UWV”.

Tip 1 Als tijdig WIA is aangevraagd, maar het UWV bij EWT nog geen beslissing heeft afgegeven, is dat geen reden om het loon te blijven doorbetalen.

Tip 2Het UWV kan geen loonsanctie meer opleggen nadat de wachttijd voor de WIA is verstreken. Doet het UWV dat toch, dien daartegen dan tijdig bezwaar in.

Geldt er voor het UWV een beslistermijn bij WIA-aanvragen?

Ja, het UWV moet op de WIA-aanvraag beslissen binnen een redelijke termijn. De redelijke termijn is in elk geval verstreken wanneer het UWV binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag nog geen beslissing heeft genomen, aldus de wet WIA.

Het UWV kan de beslistermijn verlengen, maar zal dit vóór het verstrijken van die 8 weken schriftelijk moeten meedelen aan de aanvrager (dus de werknemer), met opgave van de reden voor het uitstel en onder vermelding van een zo kort mogelijke termijn waarbinnen de beschikking alsnog tegemoet kan worden gezien.

Tip 3 | Check bij werknemer of het UWV de beslistermijn heeft verlengd en of daarbij een termijn is gesteld waarbinnen de WIA-aanvraag alsnog wordt behandeld en zo ja, wat die termijn is.

Wat kan ik als werkgever doen bij een te late beslissing?

Het UWV kan in gebreke worden gesteld wanneer het niet binnen de wettelijke beslistermijn van 8 weken na de WIA-aanvraag een beslissing geeft en ook niet tijdig heeft aangegeven de beslistermijn te verlengen. Hiervoor is een formulier beschikbaar op de UWV site, zie: Melden te late beslissing.

Werknemer kan als aanvrager van de WIA het UWV in gebreke stellen. Werkgever kan dit ook doen, maar die heeft dan wel een machtiging nodig van werknemer. In het formulier ‘Melden te late beslissing UWV’ is voor die machtiging ruimte gereserveerd (zie punt 5 van het formulier). De ingebrekestelling kan ook per brief worden gedaan. Geef dan in de brief aan dat het UWV binnen 14 dagen na ontvangst van de brief alsnog een besluit moet nemen over de WIA-aanvraag, bij gebreke waarvan het UWV de daarop gestelde wettelijke dwangsommen verbeurt.

De 14 dagen termijn gaat in op de dag dat het UWV de ingebrekestelling heeft ontvangen: pas 14 dagen daarna zijn dwangsommen verschuldigd. Die dwangsommen zijn nooit hoger dan een totaalbedrag van € 1.442,00 (de eerste 14 dagen € 23,00 per dag, de volgende 14 dagen € 35,00 per dag en de volgende dagen tot en met de 42e dag € 45,00 per dag).

Als de beslistermijn is verlengd en de nieuwe termijn is nog niet verstreken, dan moet die termijn worden afgewacht alvorens in gebreke kan worden gesteld. Wel moet sprake zijn van een “zo kort mogelijke termijn”. Wordt geen termijn genoemd, c.q.is die termijn onredelijk lang (bijvoorbeeld langer dan 4 weken) c.q. wordt de termijn opnieuw verlengd, stel het UWV alsnog in gebreke. Voeg in zo’n geval bij de ingebrekestelling een begeleidende brief toe, waarin je toelicht waarom de verlenging van de beslistermijn de grenzen van de redelijkheid overschrijdt. Daarnaast kan in dat geval ook bezwaar worden gemaakt tegen het verlengingsbesluit zelf, maar dat is niet persé nodig.

Tip 4 | Stel het UWV in gebreke (met machtiging werknemer) als het UWV binnen de wettelijke beslistermijn nog geen beslissing over de WIA-aanvraag heeft genomen en die beslistermijn niet is verlengd. Is de beslistermijn verlengd, maar is die termijn ook verstreken, c.q. is geen nieuwe beslistermijn aangegeven, of een onredelijk lange termijn, stel het UWV dan ook in gebreke. Voeg dan een brief bij waarin je dit toelicht.

Verstuur de ingebrekestelling (en evt. bezwaarschrift tegen de verlengde beslistermijn) per aangetekende post! Let op de adressering: de ingebrekestelling moet naar een andere afdeling worden gestuurd (zie formulier) dan een (eventueel) bezwaarschrift tegen de verlengde beslistermijn.

Wat als het UWV na ontvangst van de ingebrekestelling niet binnen 14 dagen een beslissing op de WIA-aanvraag neemt?

De ingebrekestelling op straffe van de wettelijk verschuldigde dwangsommen, zou voldoende prikkel moeten zijn voor het UWV om alsnog op korte termijn te beslissen op de WIA-aanvraag. Als het UWV  binnen 14 dagen na ontvangst van de ingebrekestelling nog steeds geen beslissing heeft afgegeven, kan ook direct beroep worden ingesteld bij de Rechtbank, afd. bestuursrecht, wegens “niet tijdig beslissen” van het UWV. De Rechtbank behandelt het beroep binnen 8 weken. Is het beroep gegrond, dan bepaalt de bestuursrechter dat het UWV binnen twee weken alsnog moet beslissen op de WIA-aanvraag. Daaraan verbindt de bestuursrechter een (nieuwe) dwangsom die het UWV verbeurt als het niet binnen die twee weken alsnog heeft beslist. Werknemer kan dit als aanvrager van de uitkering doen. Ook hier kan werknemer werkgever machtigen om dit namens hem te doen.

Tip 5 | Overweeg om direct beroep wegens “niet tijdig beslissen” in te stellen bij de Rechtbank als het UWV na ontvangst van de ingebrekestelling niet binnen 14 dagen alsnog heeft beslist op de WIA-aanvraag. Vraag daarbij aan de bestuursrechter om het UWV te gelasten om binnen twee weken alsnog een beslissing te nemen op straffe van een dwangsom. Werknemer dient dit als aanvrager van de uitkering wel zelf te doen, of werkgever te machtigen om dit namens hem te doen.

Voorschot op WIA-uitkering hangende de besluitvorming van het UWV

Werknemer kan over de periode dat hij in afwachting is van de WIA-beslissing en geen recht meer heeft op loon, van het UWV een voorschot krijgen op de WIA-uitkering. Omdat het om een voorschot gaat, kan dit door het UWV worden teruggevorderd als de WIA-aanvraag uiteindelijk wordt afgewezen of voor een lager bedrag dan het voorschot wordt toegekend.

Omdat de doorlooptijd van de WIA-beoordeling zo is toegenomen, is het aantal terugvorderingen ook opgelopen. Dat werd onwenselijk geacht. Op 30 augustus 2021 heeft minister Koolmees in een Kamerbrief aangegeven dat het UWV de verstrekte voorschotten, die later niet (of niet geheel) verrekend kunnen worden met een WW- of WIA-uitkering of een bijstandsuitkering, tijdelijk (van 1 januari 2020 tot 31 december 2022) kwijtscheldt. In de komende periode zal gekeken worden of andere maatregelen kunnen worden getroffen om de wachttijd te verminderen. Zie voor meer informatie hierover het bericht op de UWV site en mijn blog hierover: UWV stopt met terugvorderen van voorschotten WIA.

Individuele werkgevers zouden nadeel kunnen ondervinden van onterecht verstrekte voorschotten WIA in het kader van a) een verhoogde gedifferentieerde premie (als werkgever tot het publieke bestel behoort) of b) het als eigen risicodrager (ERD) doorbelast krijgen van die voorschotten. In de al genoemde Kamerbrief geeft de minister aan dat lasten die verband houden met het kwijtschelden sowieso niet ten laste mogen komen van individuele werkgevers. Het kabinet zal ervoor zorgen dat de kwijtscheldingen zich evenmin vertalen in een hogere gedifferentieerde premie.

Het is wel goed hier scherp op te zijn als werkgever! Dus check altijd de beslissingen van de Belastingdienst over de gedifferentieerde premie als je een middelgrote of grote werkgever bent (kleine werkgevers betalen alleen een sectorpremie, dus voor hen geldt dit niet). Denk eraan dat verhoging van de premies pas twee jaar na toekenning uitkering/ voorschot WIA plaatsvindt.

Als je ERD bent voor de WGA en het UWV een voorschot op de WIA-uitkering betaalt, dan krijg je als werkgever van het UWV een separate beslissing over de doorbelasting van de WGA-uitkering aan jou. Dien tegen dat besluit tijdig bezwaar in. Immers, er ligt immers nog geen WIA-beslissing en het staat dus ook nog niet vast dat werknemer wel recht heeft op WIA. Daarmee ligt dus ook nog niet vast dat die uitkering aan jou kan worden doorbelast.

Tip 6 | Wanneer het UWV niet vóór einde wachttijd een beslissing over de WIA-aanvraag heeft genomen, heeft werknemer aanspraak op een voorschot op de WIA. Wijs jouw (ex-) werknemer hierop, als die hierover zelf niets heeft gehoord van het UWV.

Tip 7 | Als je ERD bent voor de WIA, maak dan bezwaar tegen de doorbelasting van voorschotten op de WIA door het UWV aan jou.

Tip 8 | Let erop dat, als uiteindelijk geen WIA-uitkering wordt toegekend aan werknemer, er geen doorbelasting van de (achteraf ten onrechte) betaalde voorschotten mag plaatsvinden aan jou middels een verhoging van de gedifferentieerde premie als je tot het publieke bestel behoort. Zijn de voorschotten aan jou als ERD doorbelast, dan dient het UWV die aan jou terug te betalen.

Kan ik het dienstverband met werknemer al beëindigen in afwachting van het besluit van het UWV over de WIA-aanvraag?

Als er 104 weken zijn verstreken sinds de aanvang van de arbeidsongeschiktheid en het UWV niet vóór EWT een loonsanctie aan jou als werkgever heeft opgelegd, dan is er geen sprake meer van een opzegverbod wegens ziekte. In dat geval kan tot een beëindiging van het dienstverband worden overgegaan, bijvoorbeeld door het sluiten van een vaststellingsovereenkomst (VSO).

Vaak zien we dat werknemer eerst de WIA-beslissing wil afwachten of dat de werkgever er zelf belang bij heeft om die WIA-beslissing af te wachten. Als de werknemer nog geen VSO wil sluiten, dan kan werkgever een ontslagprocedure starten bij het UWV wegens langdurige arbeidsongeschiktheid.

Omdat het UWV nog geen beslissing heeft genomen over de WIA, kunt je bij die ontslagprocedure geen WIA beslissing overleggen. Dan zal uit andere relevante stukken moeten blijken dat het hier een voortdurende situatie betreft van langdurige arbeidsongeschiktheid voor de bedongen arbeid en dat de termijn van het opzegverbod bij ziekte is verstreken.

Er zullen hierover dan wel actuele gegevens (minder dan 3 maanden oud) moeten worden verstrekt, waaronder een verklaring van de bedrijfsarts waaruit blijkt dat herstel van werknemer voor de bedongen arbeid niet binnen 26 weken te verwachten is (gerekend vanaf datum beslissing op de ontslagaanvraag) en de bedongen arbeid binnen die termijn ook niet in aangepaste vorm kan worden hervat. Ook moet duidelijk zijn dat er binnen een redelijke termijn geen herplaatsingsmogelijkheden bij werkgever zijn.

Tip 9 | Overweeg om, ondanks het feit dat er nog geen beslissing is afgegeven over de WIA-uitkering, de arbeidsovereenkomst met werknemer te beëindigen, bij voorkeur middels een vaststellingsovereenkomst. Als de werknemer daar niet aan mee wil werken kan een ontslagprocedure bij het UWV worden opgestart, waarbij je het UWV toestemming vraagt om de arbeidsovereenkomst op te zeggen.

Kan het UWV aansprakelijk worden gesteld voor schade als gevolg van de vertraging in de besluitvorming?

Verder valt nog te overwegen om het UWV op voorhand aansprakelijk te stellen voor alle schade die het gevolg is of kan zijn van het te laat nemen van de WIA-beslissing. Je moet die aansprakelijkstelling wel weer naar een andere afdeling sturen, zie: Schadevergoeding van UWV. Weliswaar heeft een werkgever na EWT in beginsel geen loondoorbetalingsverplichting meer, maar dat laat onverlet dat je als werkgever in de toekomst wel schade zou kunnen lijden door een te late beslissing op de WIA-aanvraag. Werkgever is, net als de werknemer, belanghebbende bij de WIA-beslissing. Beiden kunnen het UWV dus op voorhand aansprakelijk stellen. Een goed moment om dit te doen is wanneer je het UWV in gebreke hebt gesteld en de termijn van 14 dagen sinds de ingebrekestelling intussen is verstreken, terwijl er nog geen beslissing op de WIA-aanvraag is gedaan.

Tip 10 | Stel het UWV op voorhand aansprakelijk voor alle schade die voortvloeit uit de te late besluitvorming als het UWV niet tijdig beslist op de WIA-aanvraag en daarvoor in gebreke is gesteld.  Dit geldt voor zowel werkgever als werknemer. Denk eraan dat je dit naar de juiste afdeling van het UWV stuurt en doe dit per aangetekende post.

Vragen over dit onderwerp? Neem dan contact op met onze specialisten arbeidsrecht.