Aanbesteding intrekken of stoppen; kan dat zomaar?

Kees Borstlap 24 oktober 2016 door Kees Borstlap

Zoals zo vaak is het antwoord op deze vraag; dat hangt er vanaf. Waar hangt het dan vanaf? Daarover het volgende.

Als het een verplichte aanbesteding van een overheidsinstelling is zijn de regels strenger, dan bij een (private) partij die er vrijwillig een aanbestedingsprocedure organiseert.

De hoofdregel is dat de organisator van een aanbesteding deze altijd mag afbreken. Dat recht komt voort uit het beginsel van de contractsvrijheid.

Behalve als de overeenkomst al is gesloten uiteraard, want dan is er immers een gebondenheid aan die overeenkomst. Daarbij moet wel goed worden bedacht dat de mededeling van de gunning nog niet inhoudt dat er een overeenkomst is!. Na die (“voorlopige”) gunning geldt immers altijd nog een bezwaartermijn voor de inschrijvers (de “Alcatel-termijn”).

Kan de aanbesteder dan “altijd en zomaar” intrekken? Nee, dat ook weer niet. Er geldt een aantal regels, waarvan de belangrijkste zijn:

  • De intrekking moet aan alle inschrijvers tegelijk worden gemeld en er moet een goede reden voor zijn. Dat hoeft overigens geen zwaarwichtige reden te zijn;
  • Als in de aanbestedingsstukken een clausule staat dat het de aanbesteder vrijstaat in ieder stadium van de procedure te besluiten van opdrachtverlening af te zien, dan wordt het heel lastig om daar iets aan te doen;
  • Over de intrekking en de reden daarvoor kan wel altijd een procedure worden gestart, zodat een rechter dus bij een ongeldige reden kan beslissen dat intrekking niet is toegestaan;
  • Bedacht dient te worden dat de aanbesteder niet de vrijheid heeft om dezelfde opdracht (zomaar) opnieuw aan te besteden (anders zou ’leuren’ met een opdracht worden toegestaan). Dus; na een intrekking is de aanbesteder beperkt in zijn mogelijkheden

Geldige redenen voor een intrekking kunnen o.a. zijn;

  • Er staan – bij nader inzien – onduidelijkheden of tegenstrijdigheden in de offerteaanvraag;
  • Bij de procedure zijn de eigen spelregels niet nageleefd;
  • Er is nog maar één partij over, omdat alle andere inschrijvingen ongeldig zijn;
  • Verandering van inzicht ten aanzien van de aanbestede opdracht, waardoor niet meer nodig is of veranderd moet worden;
    budgettaire problemen.

Samenvatting

Voor aanbesteders geldt dat zij een intrekking het beste zo goed mogelijk moeten motiveren en liefst meerdere redenen moeten opgeven. Dat verkleint de kans aanzienlijk dat een rechter “er nog iets aan kan doen”.

Voor inschrijvers geldt dat ze er vaak niet veel aan kunnen doen. Voor inschrijvers aan wie al wel (voorlopig) is gegund geldt dat ze er niet teveel op moeten rekenen dat de opdracht ook daadwerkelijk afkomt. Er kan nog een kink in de kabel komen en dan sta je met lege handen. Pas dus op met je inkoop!