Coronacrisis | Thuiswerken tijdens de coronacrisis

Cher Hafkamp 27 maart 2020 door Cher Hafkamp

De tijdelijke overgang van het werken op kantoor naar een situatie waar een groot deel van de werknemers thuis is gaan werken, leidt soms tot praktische uitdagingen. Het risico van onbevoegde toegang tot gegevens en inbreuk op gegevens dient te worden geminimaliseerd, de werknemers moeten zich blijven houden aan de IT-richtlijnen en de regels voor informatiebeveiliging zoals opgesteld door hun organisatie.

Werknemers moeten extra voorzichtig zijn bij de toegang tot en het verzenden of het anderszins verwerken van gevoelige gegevens.

Het gebruik van de gratis apps, zoals FaceTime en Skype, draagt daar niet aan bij. Het is beter om als werkgever beveiligde communicatiemiddelen beschikbaar te stellen, zodat de werknemers de informatie veilig kunnen houden.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft op haar website een aantal aanwijzingen gegeven over veilig thuiswerken tijdens de coronacrisis.

Werk in een beveiligde omgeving
Log, indien mogelijk, in op de server van uw organisatie en werk via de systemen van de organisatie. Gebruik, als dat kan, de door uw organisatie beschikbaar gestelde apparatuur.

Wees voorzichtig met het gebruik van cloud-, opslag- of e-maildiensten, zeker wanneer deze gratis zijn. Zulke diensten kunnen persoonsgegevens voor andere doeleinden gebruiken, zoals voor marketing of de verkoop van gegevens aan derden.

Wees extra voorzichtig bij het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens of gegevens waaruit iemands etnische afkomst, seksuele voorkeur of religie is af te leiden.

Bescherm gevoelige documenten
Als gevoelige documenten niet op de server van uw organisatie staan, maar op een USB-stick of een andere gegevensdrager, zorg er dan voor dat deze documenten naar de server van uw organisatie overgezet worden. Als documenten alleen op papier beschikbaar zijn, scan dan de documenten en gebruik alleen de digitale bestanden. Als het nodig is om gegevens op een USB-stick te zetten, zorg er dan voor dat de gegevens versleuteld zijn.

Wees voorzichtig bij het gebruiken van chat- en videochatdiensten
Maak voor gesprekken waarin u gevoelige gegevens bespreekt bij voorkeur gebruik van de beschikbare veilige communicatiemiddelen zoals de telefoon of beveiligde opties om te beeldbellen of te chatten.

Wees voorzichtig bij het gebruiken van onbeveiligde videochatdiensten, zoals FaceTime of Skype. Bespreek zo min mogelijk gevoelige gegevens, noem bijvoorbeeld geen namen van personen maar gebruik patiëntennummers wanneer er gevoelige persoonsgegevens (zoals medische gegevens) op onbeveiligde communicatiemiddelen besproken worden.

Kijk uit voor phishingmails
Naar verwachting zullen cybercriminelen misbruik gaan maken van deze crisis; wees voorzichtig als u e-mails ontvangt met informatie over het coronavirus omdat het hier om nepmails kan gaan. Klik niet op links en open geen bijlagen in e-mails waarvan u de afzender niet kent.

Behoefte aan meer tips? Wij denken graag met je mee.