Coronavirus | Kan een algemene vergadering nu plaatsvinden?

Uitgelicht 26 maart 2020 door Yanthe Helle

Door de aanvullende maatregelen die afgelopen week bekend zijn gemaakt, is het onwenselijk of wellicht onmogelijk om nu een fysieke algemene vergadering te houden.

In deze periode van het jaar staan veel algemene vergaderingen gepland om daarin – onder andere – de jaarstukken goed te keuren of de jaarrekening vast te stellen. De maatregelen gelden voor nu tot 6 april 2020, maar er is een grote kans dat deze periode wordt verlengd.

Welke mogelijkheden zijn er om toch tot een rechtsgeldig besluit te komen?

Elektronisch
De statuten van een BV en NV kunnen bepalen dat een ‘vergadergerechtigde’ bevoegd is om elektronisch/digitaal aan een algemene vergadering deel te nemen. Via deze weg kan de deelnemer van de algemene vergadering het woord voeren én het stemrecht uitoefenen. Mochten de statuten de mogelijkheid tot elektronisch vergaderen voorzien, betekent dit niet dat er geen fysieke vergadering meer gehouden moet worden. Naast de digitale deelnemers, moet er óók een fysieke vergaderlocatie zijn. Daarbij moet in ieder geval de voorzitter van de vergadering aanwezig zijn, in beginsel de bestuurders en – indien van toepassing – de commissarissen.

Aan de digitale mogelijkheid zijn wel een paar voorwaarden aan verbonden. De deelnemer moet:

  1. geïdentificeerd kunnen worden;
  2. rechtstreeks de vergadering kunnen volgen; en
  3. het stemrecht kunnen uitoefenen.

De deelnemer moet de vergadering dus ‘live’ kunnen volgen. Indien deze mogelijkheid is opgenomen in de statuten, kan de deelnemer bijvoorbeeld door middel van videoconference aan een algemene vergadering deelnemen.

De wet biedt dus geen ruimte om een volledig digitale aandeelhoudersvergadering te houden en dit is daardoor niet een ideale optie in deze coronacrisis.

Als het digitaal vergaderen niet in de statuten is opgenomen, dan kan hier dus ook geen gebruik van gemaakt worden. Om deze mogelijkheid alsnog in de statuten op te nemen, moet eerst een ‘niet-digitale’ aandeelhoudersvergadering worden gehouden, wat nu juist onwenselijk of onmogelijk is. Bovendien is een statutenwijzing kostbaar en neemt het veel tijd in beslag. In dat geval kunnen besluiten enkel op een fysieke algemene vergadering worden genomen of door een schriftelijk aandeelhoudersbesluit buiten vergadering.

Aandeelhoudersbesluit buiten vergadering
Bij een aandeelhoudersbesluit buiten vergadering wordt er een besluit genomen zonder dat er een vergadering van aandeelhouders wordt gehouden. Bij een BV dienen alle vergadergerechtigden met de wijze van een aandeelhoudersbesluit buiten een vergadering te hebben ingestemd. Maar het te nemen besluit buiten de vergadering kan met een volstrekte meerderheid van de stemmen (50%+1) worden genomen, tenzij de statuten anders bepalen. Op deze wijze kunnen dus alsnog aandeelhoudersbesluiten worden genomen, zonder dat de aandeelhouders fysiek bijeenkomen.

Voor een NV ligt dit iets anders. Hierbij geldt dat de statuten kunnen bepalen dat besluitvorming van aandeelhouders op een andere wijze dan in een fysieke vergadering kan geschieden, behalve indien aandelen aan toonder of, met medewerking van de vennootschap, certificaten van aandelen zijn uitgegeven. Besluitvorming buiten een vergadering is niet mogelijk indien op de aandelen vruchtgebruik of pandrecht is gevestigd, waarbij de aandeelhouder geen stemrecht heeft en de vruchtgebruiker of pandhouder wel. Mochten de statuten bepalen dat het nemen van een besluit buiten een vergadering mogelijk is, dan kan een besluit enkel met unanimiteit van stemmen van de stemgerechtigden worden aangenomen.

Indien deze mogelijkheden geen oplossing zijn voor jouw onderneming, dan is het altijd nog mogelijkheid om de algemene vergadering naar een later moment te verplaatsen.